Hvad er en GAP analyse?

En GAP analyse er et arbejdsredskab, som du kan bruge til at se forskellen på, hvor du ønsker at være og på dit nuværende ståsted. Det GAP, der er mellem nuværende og ønsket tilstand, skal identificeres for at finde dine fokuspunkter for dit videre arbejde frem mod målet.

Denne teknik anvendes ofte indenfor forskellige områder såsom forretningsudvikling, projektledelse og softwareudvikling, men som vi vil beskrive i dette indlæg også anvendelig indenfor rekruttering og jobsøgning. Målet med gap-analyse er, at identificere områder for forbedring og at udvikle en plan for at lukke GAP/hullet. Derfor kan du bruge det i mange forskellige sammenhænge og ikke blot på et overordnet strategisk niveau.

GAP analyse trin for trin

En gap analyse kan laves ved at følge nedenstående trin:

Identificer målet: Start med at definere det ønskede resultat eller mål.
Analysere nuværende situation: Undersøg og evaluer den nuværende situation og performance.
Sammenlign: Sammenlign nuværende situation med det ønskede mål og identificer forskelle og mangler.
Identificer årsager: Undersøg og analyse årsagerne til forskellene og manglerne.
Udvikle en plan: Udvikle en plan for at lukke hullerne og nå det ønskede mål.
Implementer planen: Gennemfør planen og træf nødvendige foranstaltninger for at nå målet.
Evaluér resultater: Evaluér resultaterne af gap analyse og juster planen, hvis det er nødvendigt.

Det er vigtigt at huske, at en GAP analyse ikke kun er en engangsøvelse, men at det skal være en løbende proces for at sikre, at du eller virksomheden hele tiden er på rette vej, og når de fastsatte mål.

GAP og rekruttering

Indimellem laves der fejlrekrutteringer i virksomhederne, og det kan være en dyr proces for virksomheden at skulle begynde forfra i rekrutteringsprocessen, og samtidig undvære en medarbejder i en stilling i virksomheden. For ikke at tale om omkostningerne ved en ny rekruttering og onboarding-proces samt de menneskelige omkostninger for den medarbejder, der er fejlrekrutteret.

Det er vigtigt at være opmærksom på, at det netop er en fejl, og hvordan den er opstået. Der har været et mismatch mellem det, man troede, man rekrutterede og kandidaten, der blev rekrutteret. Fejlen kan være opstået på forskellige baggrund. Virksomheden tror de mangler bestemte kompetencer, men i virkeligheden er det andre kompetencer, der mangler i virksomheden.

Det kan derfor være en god ide at lave en GAP analyse, for at få klarlagt, hvilke kompetencer, der mangler i virksomheden. På den måde har HR og den ansættende leder et bedre udgangspunkt for, at finde den rigtige medarbejder til virksomheden

GAP og jobsøgning

Som jobsøger kan det til tider være svært at gennemskue i et jobopslag, hvilke kompetencer og kvalifikationer en virksomhed lægger mest vægt på.

Et jobopslag kan på den ene side ses som en beskrivelse af den ideelle kandidat til jobbet, men på den anden side ses som en ønskeliste over mulige kvalifikationer en kandidat skal besidde for at kunne udføre jobbet.

Derfor er det vigtigt at kandidaten på den ene side er realistisk omkring sine egne kvalifikationer, men på den anden side er bevist om, at det GAP, der evt. er mellem egne kvalifikationer og de kvalifikationer, der beskrives i et jobopslag, kan være acceptable. Der er brancher, hvor medarbejder med de rette kvalifikationer er svære at skaffe, og derfor kan en kandidat, hvor GAP’et er mindre være en god kandidat for virksomheden. Den ansættende leder må i en rekrutteringsproces være opmærksom på, hvor stort et GAP i kvalifikationer, de vil acceptere, hos en kandidat. Det kræver en handleplan for, hvordan de kan medvirke til, at det GAP kan mindskes efter en ansættelse, således at medarbejderen kan løse sine opgaver tilfredsstillende.

GAP i jobsamtalen

I en jobsamtale sidder den ansættende leder og kandidaten med hvert sit udgangspunkt, og skal gennem samtalen finde frem til, om kandidaten vil være den rette til jobbet. Da begge parter har hvert sit udgangspunkt, er der en risiko for, at parterne tror, de mener det samme, men de i virkeligheden taler forbi hinanden. Her er det vigtigt, at den ansættende leder er tydelig på, hvad stillingen indebærer, men også spørger ind til den forståelse, som kandidaten har af jobbet. Omvendt anbefaler vi, at man som kandidat også er medvirkende til at sikre, at der ikke er et GAP mellem kandidat og den ansættende leder i forståelse af jobbet.

Begge parter skal stille den anden uddybende spørgsmål, feks. ”når du siger xx, hvad mener du så?” eller ”Kan du give et eksempel på xx” På den måde laves løbende i samtalen en analyse af, om de kvalifikationer og kompetencer som kandidaten besidder, er de, som virksomheden har brug for.

Onboarding og GAP

Et GAP i en ansættelsesproces kan vise sig tydeligt for både kandidat og ansættende leder, når en medarbejder er begyndt i det nye job. Derfor er det vigtigt, at der i onboardingforløbet er en ærlig dialog mellem kandidat og leder, så der er mulighed for at mindske GAP’et. Her er ikke kun tale om, at der er GAP i forhold til kandidatens kvalifikationer, men at der også kan være et GAP i forhold til det, kandidaten forventede af virksomheden, kulturen, teamet, lederen og jobbeskrivelsen.

Den ansættende leder skal først og fremmest gennem dialog med den nye medarbejder sørge for, at samarbejdet fremadrettet bliver godt, og derfor en nødvendighed i at tale om de GAP, der måtte være. Dernæst er det vigtig at lære af det. De GAP, den nye medarbejder oplever, kan vi ændre i forhold til næste nye medarbejder.

Du kan her læse mere omkring onboarding og forberedelse til jobsamtalen